Ngày cập nhật :03/01/2025

Kinh doanh xăng dầu là một trong những hoạt động được nhà nước thúc đẩy sử dụng hóa đơn điện tử từ sớm.

Hóa đơn điện tử xăng dầu có những quy định về nội dung và thời điểm lập như thế nào? Người mua hàng có thể xuất hóa đơn điện tử xăng dầu ở đâu?

1. Quy định về hóa đơn điện tử xăng dầu

1.1. Nội dung trên hóa đơn điện tử dịch vụ cung cấp xăng dầu

Về nội dung trên hóa đơn điện tử, tại Khoản 1, Điều 6 của Thông tư 32/2011/TT-BTC đã quy định bao gồm:

“a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;

Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

1. b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
2. c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
3. d) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

1. e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.”

Với dịch vụ kinh doanh xăng dầu, hóa đơn điện tử cũng bao gồm những nội dung như đã đề cập ở trên. Tuy nhiên, đối với khách hàng cá nhân không kinh doanh, một số nội dung có thể được loại bỏ theo quy định tại Điểm c, Khoản 14, Điều 10 trong Nghị định số 123/2020. Cụ thể là những nội dung sau:

– Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn: Khách hàng cá nhân không kinh doanh không cần có các thông tin này trên hóa đơn điện tử.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua: Các thông tin này có thể không cần thiết khi giao dịch với khách hàng cá nhân không kinh doanh.

– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng: Các thông tin này cũng có thể không cần yêu cầu khi phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng cá nhân không kinh doanh.

Tuy nhiên, những nội dung còn lại trên hóa đơn điện tử vẫn phải được bảo đảm và đầy đủ để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật liên quan đến việc xuất hóa đơn điện tử.

1.2. Thời điểm xuất hóa đơn điện tử xăng dầu

Theo quy định tại Điểm i,  Khoản 4, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm xuất hóa đơn như sau:

“Thời điểm lập hóa đơn

4. Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể như sau:
5. i) Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. Người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.”

Như vậy, thời điểm xuất hóa đơn điện tử đối với hoạt động bán lẻ xăng dầu là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.

– Thời điểm lập hóa đơn phải được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

– Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

Ngoài ra, người bán phải tuân thủ quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử để phục vụ tra cứu và kiểm tra theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Điều này áp dụng cho cả khách hàng cá nhân không kinh doanh và cá nhân kinh doanh.

2. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử cung cấp xăng dầu

Doanh nghiệp Petrolimex có cung cấp công cụ để khách hàng tự tra cứu hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn trên website. Để tra cứu hóa đơn, quý khách thực hiện những bước sau:

Bước 1:

Mở trình duyệt và truy cập vào trang web http://hoadon.petrolimex.com.vn.

Bước 2:

Sử dụng mã tra cứu được cung cấp bởi nhân viên bán xăng để xác định hóa đơn cho giao dịch mua xăng dầu.

Bước 3:

Hệ thống cho phép bạn dễ dàng tự truy cập và in hoá đơn điện tử xăng dầu. Chọn tùy chọn “Xem” tương ứng với thông tin hóa đơn bạn muốn thấy, và chọn “Tải” để lấy file hóa đơn điện tử về máy.

3. Hóa đơn điện tử xăng dầu có cần ký số không?

Tại Khoản 3, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, quy định những trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua bao gồm cả trường hợp xuất hóa đơn điện tử dịch vụ bán xăng dầu:

“Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của cả người mua và người bán.”

Như vậy, nếu người mua xăng dầu là khách hàng cá nhân mua với mục đích sử dụng trong đời sống và không kinh doanh thì doanh nghiệp xăng dầu không cần ký số.

Hóa đơn điện tử xăng dầu đem lại nhiều lợi ích cho xã hội, chống thất thu thuế và đơn giản hóa nghiệp vụ kế toán cho doanh nghiệp.

Kết luận

Hóa đơn điện tử xăng dầu là công cụ quản lý và áp dụng nghiêm ngặt để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý thuế.

Quy định về nội dung và thời điểm lập hóa đơn điện tử được điều chỉnh rõ ràng, đảm bảo các thông tin quan trọng như người bán, người mua, chi tiết hàng hóa/dịch vụ và thời điểm giao dịch. Việc tra cứu và quản lý hóa đơn điện tử qua hệ thống Petrolimex giúp khách hàng dễ dàng truy cập và quản lý hóa đơn một cách tiện lợi.

Hóa đơn điện tử xăng dầu không chỉ đơn thuần là công cụ kinh doanh mà còn là phương tiện quản lý và phòng ngừa thất thu thuế hiệu quả, đồng thời đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển bền vững của ngành năng lượng và kinh tế đất nước.