Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử qua email bằng phần mềm MobiFone eContract

Ngày cập nhật :03/01/2025

Bài viết sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, đảm bảo việc ký kết hợp đồng điện tử qua email một cách đơn giản, nhanh chóng và đúng quy định pháp luật.

Hợp đồng điện tử là gì?

Hợp đồng điện tử là một loại hợp đồng được tạo lập, truyền tải, nhận và thực hiện thông qua các phương tiện điện tử, thường là internet. Việc này bao gồm quá trình trao đổi và xác nhận thông tin giữa các bên tham gia thông qua các công cụ trực tuyến.

So với hợp đồng giấy truyền thống, hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích vượt trội như tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí. Bạn có thể ký kết hợp đồng ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào, chỉ cần có thiết bị kết nối internet như điện thoại di động, laptop hay máy tính bàn. Hợp đồng điện tử cũng thường được xác thực thông qua chữ ký điện tử, giúp đảm bảo tính pháp lý và bảo mật cao.

Điều kiện ký kết hợp đồng điện tử qua email

Tuân thủ quy định pháp luật: Hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật Giao dịch điện tử.

Hệ thống kiểm soát nội bộ: Các bên tham gia giao dịch cần có hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh về nhân sự, thiết bị và quy trình quản lý.

Thỏa thuận về trình tự và thủ tục: Các bên cần thỏa thuận rõ ràng về các điều kiện để tài liệu gửi qua email có hiệu lực, bao gồm quy trình tạo, gửi, nhận và xác nhận tài liệu.

Thông tin đăng ký: Các bên phải đăng ký thông tin liên hệ, bao gồm mẫu dấu công ty, chữ ký của người có thẩm quyền, địa chỉ email sử dụng trong giao dịch, và các thông tin liên quan khác.

Bản gốc đối chiếu: Các bên cần duy trì bản gốc để đối chiếu và thiết lập nguyên tắc giải quyết mâu thuẫn giữa bản gốc và bản email.

Sử dụng phương tiện liên lạc bổ sung: Các bên có thể sử dụng thêm các phương tiện liên lạc khác như điện thoại, fax để tăng tính minh bạch và cung cấp chứng cứ cho giao dịch.

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email

Để ký kết hợp đồng điện tử qua email, bạn có thể sử dụng các phần mềm và dịch vụ đặc biệt được thiết kế để tạo, gửi và quản lý hợp đồng. Dưới đây là quy trình cơ bản sử dụng phần mềm MobiFone eContract:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm ký hợp đồng điện tử

• Người ký có tài khoản: Đăng nhập vào nền tảng MobiFone eContract bằng tài khoản đã đăng ký.
• Người ký không có tài khoản: Nhận thông tin đăng nhập qua email hoặc SMS từ MobiFone, sau đó đăng nhập vào hệ thống và chọn “Ký hợp đồng”.

Bước 2: Thực hiện ký hợp đồng điện tử bằng MobiCA token

• Đăng nhập vào hệ thống và chọn mục “Hợp đồng đã nhận – Chờ xử lý”. Nhấn “Ký” để tiếp tục quy trình.
• Tại màn hình xác nhận, sau khi đọc kỹ nội dung hợp đồng, chọn “Đồng ý” để xác thực ký hợp đồng. Nếu không đồng ý, chọn “Từ chối” và nhập lý do hủy.
• Mở công cụ ký số PKI Sign để thực hiện quá trình ký. Cài đặt công cụ nếu chưa có. Chọn chứng thư số và nhập mã PIN để xác nhận việc ký hợp đồng.

Bước 3: Xem và tải xuống file hợp đồng ký số

• Khi quá trình ký hợp đồng hoàn tất, hệ thống sẽ gửi thông báo tới tất cả các bên tham gia.
• Người soạn thảo hợp đồng có thể tìm và tải hợp đồng tại mục “Hợp đồng đã tạo – Hoàn thành”.

Bài viết trên đã hướng dẫn chi tiết về quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email bằng phần mềm MobiFone eContract. Hy vọng thông tin này sẽ giúp bạn thực hiện việc ký kết hợp đồng điện tử một cách hiệu quả và nhanh chóng!