Chữ ký số – khắc phục lỗi không ký được trong giao dịch

Ngày cập nhật :03/01/2025

Trong quá trình sử dụng chữ ký số để thực hiện các giao dịch điện tử, nhiều người dùng thường gặp phải các lỗi khiến họ không thể ký số được.

Điều này gây gián đoạn và ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra ba nguyên nhân phổ biến gây ra lỗi không ký được chữ ký số và hướng dẫn cách khắc phục nhanh chóng, dễ hiểu.

1. Nguyên nhân gây ra lỗi không ký số được và cách khắc phục

Khi gặp tình trạng hệ thống thông báo lỗi không ký số được, người dùng cần xác định nguyên nhân để có biện pháp khắc phục phù hợp. Dưới đây là ba nguyên nhân phổ biến nhất:

1.1. Lỗi “Không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng”

Đây là lỗi thường gặp nhất khi sử dụng chữ ký số. Lỗi này xảy ra khi người dùng đã cắm USB Token nhưng không nhận được tín hiệu hoặc đã đăng nhập thành công nhưng không thể tiến hành giao dịch điện tử như kê khai thuế, nộp tờ khai, v.v. Nguyên nhân chủ yếu của lỗi này thường do máy tính hoặc sơ suất của người dùng.

Nguyên nhân và cách khắc phục:

• Máy tính không nhận USB Token:
  • Tháo USB Token ra và cắm lại hoặc cắm vào cổng USB khác.
  • Kiểm tra lại cổng kết nối USB của máy tính, nếu có lỗi cần thay cổng mới hoặc sử dụng đầu đọc phù hợp.
• Máy tính chưa cài Java hoặc sử dụng phiên bản Java cũ:
  • Tải về và cài đặt ứng dụng Java mới nhất cho máy tính.
• Máy tính chưa cài IE Tab hoặc Google Chrome:
  • Kiểm tra và cài đặt IE Tab hoặc trình duyệt Chrome cho máy tính của bạn.
• Các bước cài đặt chưa đúng:
  • Kiểm tra lại các bước cài đặt USB Token: Cắm Token vào máy tính > mở My computer > chọn ổ đĩa có tên Token > click chuột vào File Setup Token để cài đặt.
• Token hết hạn:
  • Gia hạn chứng thư số bằng cách liên hệ với nhà cung cấp hoặc đại lý để được hỗ trợ.
• Sử dụng quá nhiều USB Token trên một máy tính:
  • Chỉ nên cắm một USB Token cho mỗi lần ký số.
• Sử dụng nhầm USB Token:
  • Kiểm tra lại thông tin của chữ ký, nếu nhầm cần tìm lại USB Token đúng để sử dụng.
• Lỗi do Driver của USB Token:
  • Tải lại Driver USB Token phù hợp với ứng dụng đang dùng, cài đặt và thực hiện các giao dịch.

1.2. Lỗi “Tờ khai chưa được ký điện tử”

Lỗi này thường xảy ra khi doanh nghiệp kê khai các dịch vụ hành chính công, điển hình là kê khai thuế qua mạng. Một số doanh nghiệp đã chọn tờ khai và ký điện tử thành công, tuy nhiên khi ấn nộp tờ khai thì hệ thống lại thông báo lỗi.

Nguyên nhân và cách khắc phục:

• Java máy tính không hoạt động hoặc chưa cập nhật phiên bản tương thích với hệ thống kê khai:
  • Kiểm tra lại phiên bản Java để tiến hành cài đặt hoặc cập nhật.
• Chữ ký số bị khóa do hết hạn:
  • Liên hệ với nhà cung cấp hoặc đại lý để được gia hạn chứng thư số.

1.3. Lỗi “Xác thực chữ ký số không thành công”

Lỗi này thường xảy ra khi nộp tờ khai thuế.

Nguyên nhân và cách khắc phục:

• Sai định dạng file:
  • Hệ thống dịch vụ công quy định các định dạng file bắt buộc. Do đó, người dùng cần kiểm tra định dạng file phù hợp để hệ thống hỗ trợ.
• Chưa bật Java trên Internet Explorer hoặc không hỗ trợ:
  • Kiểm tra, cài đặt Java nếu trình duyệt chưa có hoặc cập nhật phiên bản Java tương thích.
  • Sử dụng các trình duyệt khác như Chrome, Cốc Cốc,…
• Serial chữ ký số chưa được cập nhật:
  • Cập nhật lại thông tin serial của chữ ký số trên các trang điện tử như: Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan,…

2. Lưu Ý Để Tránh Gặp Lỗi Không Ký Số Được

Kiểm tra thời hạn và thông tin của chữ ký số

Có hai cách để người dùng kiểm tra thời hạn và thông tin của chữ ký số:

Cách 1: Cắm USB Token để xem thời hạn chữ ký số

Các phần mềm ký số sẽ có cách xem thời hạn và thông tin chữ ký số khác nhau. Người dùng cần cắm USB Token vào máy tính, đăng nhập để xem được các thông tin này.

Cách 2: Xem tờ khai trên các trang kê khai thuế, kê khai hải quan

Trường hợp không có USB Token để xem trực tiếp, bạn có thể xem các tờ khai đã nộp trên các trang dịch vụ công để biết thời hạn chứng thư số.

Kiểm tra hạn sử dụng và gia hạn chữ ký số kịp thời

Để tránh gián đoạn công việc, bạn cần kiểm tra thời hạn chữ ký số để có kế hoạch liên hệ gia hạn kịp thời. Người dùng cần liên hệ nhà cung cấp để gia hạn chữ ký số theo quy định của pháp luật.

Lỗi không ký số được là lỗi phổ biến trong quá trình giao dịch điện tử, kê khai thuế, dịch vụ công nên người dùng không cần quá lo lắng. Lỗi có thể xảy ra do nguyên nhân khách quan và chủ quan, vì vậy bạn cần tìm hiểu đúng nguyên nhân để khắc phục hiệu quả. Hy vọng với những hướng dẫn trên, bạn sẽ giải quyết được các vấn đề liên quan đến chữ ký số một cách dễ dàng và thuận tiện.